Jika SOP & SDM Team SCM tidak kuat dan tidak kompeten
Tidak paham tentang supply chain management (SCM) atau manajemen rantai pasok) akan membuat bisnis anda yang bagus sekalipun (omset dan profit) bisa dalam masalah besar. Permasalahannya banyak sekali pebisnis kuliner yang tidak paham bagaimana membangun sistem SCM yang kuat ini.
Jutaan, puluhan juta, atau miliaran, ini blind spot atau hidden problem yang akan muncul ketika kita tidak paham SCM secara detail sebagai pebisnis kuliner dan ini sudah terjadi dengan banyak teman-teman pengusaha kuliner di Indonesia.
Too late…. kadang-kadang, beberapa kali kalau sering mengobrol dengan teman-teman kuliner, harusnya sistem disiapkan sejak awal, bukan sejak kita tahu kalau duit kita gone with the wind, hilang bersama angin, padahal kondisi bisnis secara market, omset dan profit lagi bagus-bagusnya.
Coba kita lihat ya, 9 dampak bahaya dari ketidakpahaman dan tidak ada sistem SCM yang kuat.
A. Dampak dari sisi marketing
1. Merusak brand
“Ah tiap kali datang menunya ngga ada aja”. Review seperti ini jika kemudian muncul di Google Business, Instagram, atau Twitter dengan sangat mudah merusak brand yang susah payah dibangun dengan biaya yang tidak murah.
Mengapa bisa terjadi, yah salah satunya karena bagian SCM tidak bisa men-deliver bahan baku atau bahan setengah jadinya tepat pada waktu, atau tidak ada koordinasi jika memang barang akan kosong karena satu dan lain hal. Jika saja ada SOP komunikasi yang bagus, hal seperti produk kosong masih bisa diantisipasi pada dasarnya.
Atau contoh lain ,misalnya bahan baku diganti tanpa koordinasi, sehingga menghasilkan kualitas produk yang berbeda dari yang biasa didapatkan oleh konsumen, dan lebih parahnya lagi, misalnya ini produk core, wah bisa-bisa makin rusak brand yang sudah kita bangun.
2. Membuat budget tidak efektif
Divisi marketing sibuk mendatangkan konsumen, membangun brand dengan buhet yang tidak bisa dikatakan kecil namun akhirnya menjadi tidak efektif karena setiap kali konsumen datang, barang kosong dan tanpa pemberitahuan dan koordinasi dengan operasional dan marketing.
Orang SCM sih tinggal santai bisa bilang, “Yah, barang lagi kosong, mau gimana?”
Palalo peyang, kosong sih kosong, tapi harusnya bangun komunikasi yang lebih stratejik karena perusahaan sudah keluar duit banyak membangun brand dan menjadi tidak efektif hanya karena masalah koordinasi.
3. Konsumen tidak kembali
Ini dampak yang paling mengerikan terkait tidak kuat dan tidak kompetennya tim SCM di dalam perusahaan kita, akhirnya konsumen tidak kembali karena berkali-kali kecewa ketika katakanlah produk yang ingin mereka nikmati tidak tersedia atau kualitas turun. Perlu dingat untuk kita semua, biaya mendatangkan konsumen itu mahal. Harus pasang iklan, buat aktivasi, discount promo, konsep tempat yang keren dan mahal, tapi pada akhirnya mereka tidak datang lagi gara-gara setiap datang produk andalannya tidak ada. Konyol, namanya.
B. Dampak dari sisi operasional
1. Sales tidak tercapai
Ini dampak yang paling bikin kesel tentunya, sales tidak tercapai karena produk unggulan yang dijual barangnya tidak ada. Tapi di sisi lain kita sebagai pengusaha kadang-kadang tidak peduli soal mengapa sales tidak tercapai atau setidaknya mencari akar masalahnya terlebih dahulu, ternyata salah satunya di SCM. Kok bisa?
Macam-macam. Misalnya salah jumlah order padahal lagi long weekend, vendor nggak bisa dihubungi tapi tidak ambil inisiatif cari vendor alternatif sejak awal, dan berbagai problem lainnya yang memang kemungkinan besar terjadi karena kita tidak punya sistem SCM yang kuat serta orang yang kompeten.
2. Kesempatan omset lebih besar jadi hilang
Long weekend saatnya panen omset, eh ternyata bahan baku telat kirim karena tim SCM lupa memprediksi kalau vendor juga ikut libur karena Lebaran. Duaaaarrr… lenyap dah tuh omset selama weekend.
3. Merusak moral tim di lapangan
Hal terburuk lainnya yang berhubungan dengan omset tidak tercapai sehingga tim operasional kena evaluasi, bonus tidak turun, serta performance kerja dinilai jelek adalah turun dan rusaknya moral tim dan membuat suasa perusahaan secara keseluruhan menjadi tidak kondusif.
Karena tentu tim operaional lapangan tidak mau disalahkan karena masalah yang harusnya menjadi tanggung jawab tim SCM, permasalahannya makin rumit biasanya jika pimpinan perusahaannya tidak melihat akar masalah secara clear dan detail dan hanya mengacu pada laporan performa omset dan keuangan.
C. Dampak dari sisi perusahaan
1. Profit berkurang bahkan minus
- Beli ke vendor harga lebih tinggi
- Overstock, barang berbulan-bulan tidak mutar
- Spoil/waste karena expired
- Naik harga tanpa ada strategic coordination.
- Bayar vendor dalam waktu singkat
- Data inventory tidak jelas
Apa yang akan terjadi dengan beberapa poin di atas? Yes, sudah sangat jelas profit perusahaan bisa berkurang bahkan jadi minus.
2. Cash flow bisa minus
Menyambung beberapa poin di atas, seperti pembayaran top vendor karena team SCM tidak kuat dalam negosiasi dengan membuat vendor bisa menekan perusahaan untuk membayar lebih cepat menyebabkan perusahaan harus mengeluar cash banyak dalam waktu singkat, ditambahlah order over stock, akhir bulan ketika perusahaan harus banyak mengeluarkan uang seperti untuk gaji, dan lain-lain, eh cash-nya kosong. Gawat, nggak?
3. Jelek di mata pihak ketiga
Apa yang terjadi berikutnya jika cash flow minus, yah tentu banyak alokasi pembayaran yang tidak bisa direalisasikan, khususnya ke pihak ketiga karena perusahaan kemungkinan besar akan membuat alokasi urgent terlebih dahulu untuk pembayaran gaji dan bahan baku harian.
Jika sudah begini, nama baik dan kepercayaan pihak ketiga bisa rusak, dan ke depannya mungkin saja mereka tidak mau lagi TOP (term of payment) panjang, memberikan diskon, atau yang terburuk tidak ingin lagi kerjasama dengan kita padahal posisi pihak ketiga ini sangat strategis.
DI atas baru 9 masalah yang muncul, banyak lagi yang tentu Anda akan hadapi ketika tidak memiliki sistem SCM yang kuat dan tim yang tidak kompeten.
Tapi, apakah buruk nya sistem dan tidak kompetennya team disebabkan oleh kita sebagai business owner? Jangan-jangan pengusahanya sendiri yang menjadi problemnya, wong ga ngerti apa-apa soal SCM, bagaimana membangun sistem yang kuat, serta merekrut dan membina karyawan yang kompeten. Benar nggak?
Apa solusinya? Banyak sistem yang kuat (SOP, KPI, dokumen, training, IT support, dan lain-lainl) serta rekrut orang yang tepat sehingga Anda bisa terhindar dari 9 permasalahan di atas dan masalah lainnya. Ingat, tidak paham ini impaknya adalah profit, jadi ini sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan kita.
Semoga bermanfaat.
Sumber: Foodizzz