Oleh Zakir Ahmed*
Banyak perusahaan tengah menilik kembali dan memperbarui aspek-aspek operasinya, termasuk ruang surat tradisional. Akibat pandemi, setahun penuh berlalu tanpa ada karyawan yang bekerja di kantor untuk mengelola derasnya konten berbasis kertas yang masuk. Karena lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid telah dengan cepat menjadi sesuatu yang wajar, kemampuan mengubah format dokumen dan korespondensi dari kertas menjadi digital bukan lagi semata nilai tambah, melainkan keharusan.
Pembatasan perjalanan dan pengendalian perbatasan selama pandemi menyebabkan kapasitas dan frekuensi angkutan udara dari dan ke Singapura menurun drastis. Akibatnya, layanan pos dan kurir dibatasi atau dihentikan sementara sehingga berdampak besar terhadap pengantaran surat dan korespondensi berbasis kertas.
Di Malaysia, layanan pos dan pengantaran mengalami keterlambatan akibat masih diberlakukannya berbagai pembatasan. Dengan terjebaknya surat dan paket di kantor pos, besar kemungkinan korespondensi tidak sampai ke penerima tepat waktu atau, lebih buruk lagi, tidak diantar sama sekali.
Pandemi telah mendisrupsi proses pengantaran surat, dan krisis yang masih berlangsung ini akan memaksa perusahaan menerapkan solusi yang lebih tangguh guna mendukung tenaga kerja jarak jauhnya. Bahkan, pasar global kini diramaikan dengan meningkatnya penggunaan layanan manajemen dokumen di kalangan perusahaan yang diproyeksikan mencapai USD 57,56 miliar pada tahun 2027.
Banyaknya informasi yang diterima dan dikirimkan perusahaan dari dan ke pelanggan, pemasok, serta sesama karyawan setiap harinya melalui berbagai kanal dan dalam berbagai format mengakibatkan surat, faks, dan surel menumpuk dengan cepat.
Untuk memastikan efisiensi kegiatan operasional serta layanan pelanggan dan pemasok yang berkualitas, perusahaan harus mampu menangani dokumen yang masuk dalam jumlah banyak—sekalipun dengan tenaga kerja yang tersebar-sebar. Lebih rumitnya lagi, umumnya sebagian besar surat yang masuk bersifat transaksional. Dengan kata lain, informasi yang masuk punya peran penting di berbagai proses bisnis.
Namun, memindai dokumen ke dalam format digital saja belum cukup untuk memastikan proses bisnis berjalan lancar, kecuali hingga dokumen tersebut sampai kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Artinya, tiap surat harus dikategorikan berdasarkan jenisnya, sementara data-data yang penting harus diekstrak menjadi format yang benar dan disalurkan secepatnya ke proses bisnis yang sesuai.
Walaupun banyak perusahaan masih menyortir dan mengekstrak surat secara manual, pendekatan ini sebenarnya kurang efisien, memakan waktu, dan sangat rentan kesalahan. Pesanan penjualan, kontrak, tagihan medis, faktur, pesan dari pelanggan, dan laporan pengeluaran hanyalah beberapa contoh dokumen yang diterima dalam jumlah banyak setiap harinya. Dengan proses manual yang lambat dan melelahkan, tidak heran jika perusahaan kewalahan menangani surat-suratnya.
Bagaimana perusahaan dapat mengatasi dilema ruang surat ini dengan lebih efektif? Solusinya adalah ruang surat digital yang mengautomasi pengumpulan, ekstraksi, klasifikasi, dan validasi informasi yang masuk. Perusahaan-perusahaan yang saat ini mulai beralih ke “ruang surat modern” memperoleh banyak keuntungan, sedangkan perusahaan yang sudah lama beralih mulai menikmati hasil yang nyata.