5 keuntungan menggunakan ruang surat digital
- Menghemat biaya: Pemrosesan manual lambat dan mahal. Automasi, di sisi lain, mengurangi biaya operasional. Automasi cerdas juga memudahkan Anda menskalakan kegiatan ruang surat yang dikelola terpusat ke seluruh bagian perusahaan sekaligus memaksimalkan sumber daya.
- Meningkatkan Meningkatkan kecepatan: Pelanggan dan pemasok mengharapkan respons yang cepat. Terlepas dari volume dokumen yang masuk, perusahaan harus mampu merespons korespondensi secara tepat waktu. Dengan mengubah konten tidak terstruktur yang masuk menjadi data yang siap diolah, perusahaan dapat mempercepat pemrosesan dokumen secara signifikan. Selain itu, pengecualian dapat ditangani dalam hitungan menit, bukan hari.
- Meningkatkan keamanan dan mengurangi risiko: Salah meletakkan dokumen penting sangat rentan terjadi dan risiko dokumen diakses pihak yang tidak berwenang juga sangat tinggi. Dengan menggunakan ruang surat digital, perusahaan dapat mengubah dokumen yang masuk menjadi gambar digital berkualitas tinggi dan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan. Aturan bisnis juga dapat diterapkan untuk memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan industri yang relevan.
- Meningkatkan akurasi dan pengalaman pelanggan: Memproses dokumen serta memasukkan informasi ke dalam sistem secara manual dapat meningkatkan risiko kesalahan entri data. Automasi mengeliminasi kesalahan selama proses ekstraksi dan validasi. Pelanggan (dan pemasok) akan mengapresiasi kecepatan Anda merespons masalah dan pertanyaan mereka, sedangkan peningkatan akurasi menghasilkan pengalaman yang lebih positif. Dengan data yang lebih baik, perusahaan juga dapat menciptakan pengalaman yang lebih terpersonalisasi sekaligus berkomunikasi dengan pelanggan di kanal pilihan mereka.
- Meningkatkan visibilitas dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti: Melalui ruang surat digital, informasi yang masuk ke perusahaan akan diekstrak, diklasifikasi dan divalidasi, lalu diubah menjadi data terstruktur yang kemudian dimasukkan ke sistem perusahaan. Perusahaan dapat memantau arus informasi di sepanjang perjalanan pelanggan dan memanfaatkan kumpulan data yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan proses bisnis seiring berjalannya waktu.
Perusahaan-perusahaan inovatif mulai berpaling dari kotak surat dan troli surat untuk menyambut automasi cerdas. Layanan ruang surat digital yang teroptimasi dapat menjadi kunci meningkatkan pengalaman pelanggan.
*Penulis adalah Senior Vice President & GM – Asia Pacific & Japan, Kofax